Taliwang, – Sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang ada di Kabupaten Sumbawa Barat (KSB) sudah sangat tertib untuk kearsipan, bahkan dapat menemukan arsip yang dibutuhkan dalam hitungan detik, namun tidak berlaku bagi lingkungan kerja Sekretariat Daerah (Setda), lantaran sampai sekarang ini belum dilakukan penataan.
Agus Hadnan S.Pd selaku asisten 3 Setda KSB yang dikonfirmasi media ini dalam ruang kerjanya pada Kamis 5/11 kemarin mengatakan, telah dibangun komunikasi dengan Dinas Arsip dan Perpustakaan selaku leading sektor terkait dengan rencana penataan kearsipan pada Setda KSB. “Secara bertahap akan dilakukan penataan kearsipan lingkup kerja Setda,” katanya.
Masih keterangan Agus King sapaan akrabnya, sebagai langkah awal dalam penataan kearsipan, maka belum semua bagian dalam lingkup setda akan dilakukan penataan arsip. “Sebagai komitmen awal, semua bagian kerja yang berada dalam koordinasi asisten 3 wajib untuk mempersiapkan aparatur beserta perangkat dalam upaya penataan kearsipan,” lanjutnya.
Terkait dengan rencana melakukan penataan kearsipan pada semua bagian yang berada dalam koordinasinya, Agus King mengaku bahwa beberapa hari lalu dirinya telah menggelar pertemuan dengan menghadirkan semua kepala bagian, dimana harus terlibat aktif dalam upaya penataan kearsipan lingkungan kerja masing-masing. “Akhir tahun ini sudah ada tahapan dalam penataan kearsipan,” harapnya.
Dikesempatan itu Agus King juga mengingatkan bahwa rencana mulai melakukan penataan kearsipan secara total sekaligus pelatihan petugas khusus pada awal tahun 2020 lalu, tetapi anggaran yang diperuntukan untuk penataan ruang arsip masuk dalam refocussing akibat penyebaran Corona Virus Disease 2019 (Covid-19). “Anggaran yang disiapkan untuk pengadaan lemari arsip serta fasilitas kearsipan akan kembali diusulkan pada tahun anggaran berikut,” tandasnya.
Sebagai informasi, arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggung jawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder. **
