Taliwang, – Dinas Arsip dan Perpustakaan (Arpus) yang ada di Kabupaten Sumbawa Barat (KSB), sangat komit untuk membantu semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk melakukan penataan, pemberkasan dan pemilahan terhadap arsip. Buktinya, mulai awal tahun langsung focus membantu Sekretariat Daerah (Setda).
“Petugas kearsipan sekarang ini sedang focus membantu melakukan pemilahan, pemberkasan serta penataan arsip pada beberapa bagian yang berada di lingkup Setda KSB. Pendampingan itu sendiri mulai dilaksanakan sejak masuk kerja pasca libur tahun baru,” beberapa Drs H Syamsul Kamil, MM selaku kepala Dinas Arpus saat ditemui media ini dalam ruang kerjanya, kemarin.
Meskipun tenaga arsip focus melakukan pendampingan, namun tidak dapat dipastikan sampai kapan seluruh arsip lingkup setda dapat dirampungkan, lantaran semua itu membutuhkan komitmen dan keseriusan dari semua jajaran dalam lingkup bagian dalam setda itu sendiri. “Kami hanya membantu dalam bentuk memberikan pendampingan, jadi pada semua bagian harus mempersiapkan tenaga arsip masing-masing,” lanjutnya.
Dikesempatan itu H Syamsul Kamil juga mengakui bahwa belum semua bagian dalam lingkup Setda KSB telah mulai dilakukan penataan arsip, lantaran petugas kami baru memberikan pendampingan jika ada permintaan dari bagian itu sendiri. “Sampai saat ini sudah sebagian besar bagian dalam lingkup Setda KSB yang telah didampingi dalam penataan arsip dan semoga beberapa bagian yang belum digarap bisa menyusul,” ungkapnya.
H Syamsul Kamil juga mengaku bahwa pihaknya bukan hanya intens membangun komunikasi dengan masing-masing OPD, tetapi juga harus menyampaikan informasi atau sosialisasi bahwa arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggung jawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder. “Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh masing-masing OPD, maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada,” lanjutnya.
Adapun tahapan dalam penyusunan kearsipan diawali dengan mengidentifikasi semua berkas yang akan diarsipkan, mencatat arsip yang telah diidentifikasi, pengelompokan arsip berdasarkan subjek, penentuan sistem penyimpanan berdasarkan subjek, pembelian sarana dan prasarana kearsipan, pemeliharaan arsip, pengamanan arsip, penyususnan judul retensi dan penyingkiran, pemusnahan dan penghapusan arsip yang sudah tidak digunakan. **
Dinas Arpus Fokus Bantu Penataan Arsip Lingkup Setda KSB
