Taliwang, – Dinas Arsip dan Perpustakaan (Arpus) yang ada di Kabupaten Sumbawa Barat (KSB) terus melakukan penataan lingkungan perpustakaan, termasuk buku yang menjadi literatur. Langkah itu sebagai upaya untuk memastikan tidak dalam terkontaminasi virus corona. “Kami harus memastikan buku dalam keadaan steril,” kata Drs H Syamsul Kamil, MM selaku kepala Dinas Arpus saat ditemui dalam ruang kerjanya, Selasa 9/2 kemarin.
Dikesempatan itu H Syamsul Kamil juga mengakui, jika para aparatur yang dipercaya melakukan penataan perpustakaan cukup konsisten untuk mempersiapkan diri, agar keberadaan perpustakaan kembali dapat dimanfaatkan para pelajar maupun masyarakat umum. “Ada semangat yang luar biasa dari para pelaku perpustakaan, sehingga diyakini dalam waktu dekat sudah dapat memberikan pelayanan, meskipun nantinya masih status terbatas akibat masih dalam penyebaran Corona Virus Disease 2019 (Covid-19),” tandasnya.
H Syamsul Kamil mengakui bahwa para petugas perpustakaan memiliki inovasi dengan membentuk kelas kecil, dimana mengundang sejumlah narasumber untuk memberikan edukasi kepada pelajar dan para pelajar itu bukan hanya mendapatkan pengetahuan, tetapi juga dapat langsung mencari tambahan pengetahuan melalui literatur yang tersedia di perpustakaan. “Inovasi para petugas perpustakaan patut diberikan apresiasi,” lanjutnya.
Fokus lain yang dilakukan adalah membantu Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk melakukan penataan, pemberkasan dan pemilahan terhadap arsip. Saat ini pihaknya bukan hanya intens membangun komunikasi dengan masing-masing OPD, tetapi juga harus menyampaikan informasi atau sosialisasi bahwa arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggung jawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder. “Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh masing-masing OPD, maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada,” tandasnya.
Adapun tahapan dalam penyusunan kearsipan diawali dengan mengidentifikasi semua berkas yang akan diarsipkan, mencatat arsip yang telah diidentifikasi, pengelompokan arsip berdasarkan subjek, penentuan sistem penyimpanan berdasarkan subjek, pembelian sarana dan prasarana kearsipan, pemeliharaan arsip, pengamanan arsip, penyususnan judul retensi dan penyingkiran, pemusnahan dan penghapusan arsip yang sudah tidak digunakan. **
